Antes de escribir una sola línea de código, nos sentamos con quien hace el proceso de verdad y lo dibujamos en una pizarra. La mitad de las veces, lo que sale de esa sesión no es un encargo de software. Es la prueba de que el proceso no necesitaba programarse, necesitaba que alguien lo pusiera por escrito.
Lo primero es preguntar, no proponer
No empezamos con una herramienta en la cabeza. Empezamos sentándonos con la persona que hace la tarea cada día, no con quien la pidió, que casi nunca son la misma, y le pedimos que la cuente paso a paso, tal como la hace de verdad y no como figura en ningún manual.
Esa diferencia importa. El manual dice cómo debería hacerse. La persona cuenta los atajos, las excepciones y el paso que se salta cuando hay prisa, que suele ser justo el que luego genera el error.
Dibujarlo cambia lo que se ve
Con rotulador y pizarra, cada paso se convierte en una caja y cada decisión en una flecha con dos salidas. Casi siempre aparecen dos cosas que nadie había dicho en voz alta: un paso que se repite en dos sitios sin que haga falta, y una decisión que en realidad toma siempre la misma persona porque nadie más tiene la información para tomarla.
Ese segundo hallazgo es el más valioso. Si una decisión siempre la toma la misma persona con el mismo criterio, es una decisión que se puede programar. Si cambia según el caso y según quién la mire, no lo es, y ahí el software no sustituye nada, solo ordena.
Cuando el proceso no necesita código
La mitad de las veces el mapa termina con una conclusión incómoda para quien esperaba un presupuesto: el problema no es de software, es de que el proceso nunca se había escrito en ningún sitio y cada persona lo hacía un poco distinto. Ordenarlo en un documento y asignar quién hace qué resuelve más que cualquier desarrollo.
Nos ha pasado con procesos de aspecto muy técnico. Una empresa nos pidió automatizar la asignación de pedidos a sus técnicos de reparto, convencida de que necesitaba un algoritmo de rutas. Al dibujarlo, el problema real era que dos personas distintas decidían la asignación con criterios distintos y nadie los había puesto por escrito. Escribir el criterio en una hoja, sin una sola línea de código, resolvió el ochenta por ciento del dolor.
Cuando sí hace falta software, el mapa ya tiene lo importante: qué pasos son mecánicos y se pueden automatizar sin perder nada, y qué pasos necesitan que una persona decida, y por tanto hay que dejarle el control, no quitárselo.
Qué te llevas de esto
No hace falta contratar a nadie para hacer la primera parte. Coge un proceso que te ocupe horas cada semana y dibújalo en una pizarra con quien lo ejecuta, caja por caja. Vas a encontrar al menos un paso que sobra.
En Evoluzziona hacemos este ejercicio con empresas de Gipuzkoa antes de proponer un solo desarrollo de software a medida. Si quieres que lo hagamos con uno de tus procesos, te contamos lo que encontramos antes de hablar de presupuesto.
